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办公室如何做好会议准备
会议是一个动态性的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思有聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议，是指有组织、有领导的召集人们商议事情、安排工作的行为过程。下面是小编精心整理的关于办公室如何做好会议准备的内容，希望对大家有所帮助。
办公室如何做好会议准备
一是求“快”
时效性是会议纪要的最大特点。
很多重要工作都要在会议结束后马上落实，需要拿会议纪要“说话”，太晚就有可能失去其自身价值。
因此，会议纪要的撰写、报批、印发一定要迅速，一般会议三至五天内印发纪要，重要紧急会议当天印发或隔天印发。
这就要求我们平时做好基础工作，准备好各种会议的纪要模版，程序化填充文字内容。
二是求“准”
准确性是会议纪要的基本要求。
首先，内容要准。
会议议定的重要事项比如经费、时限、责任人等一定要准确翔实地记录下来，不能有任何出入。
例如，关于经费使用的决议，要详细写明金额、拨款单位、拨款时间、拨款方式，防止日后出现问题无从对证。
其次，用语要准。
参会人员在讨论或讲话中，对一些专业术语、专有名词可能一带而过，说的是不规范简称或俗称，比如把××省(市)第×届人民代表大会第×次会议、中国人民政治协商会议××省(市)第×届委员会第×次会议，统称为×届省(市)人大(政协)第×次会议，类似情况应在撰写纪要时注意核对订正。
最后，记录要准。
纪要撰写人员要全程参会，做好录音和记录，核对好参会人员，对于一些大型会议，经常会有“替会”情况发生，要以签到情况为准记录参会人员。
三是求“实”
会议纪要不需要华丽的辞藻，只要求原原本本记录会议召开情况和议定事项，文字要尽可能清晰简练、准确平实，不能掺杂个人感情和看法。
对于报领导讨论决定的会议事项，一般只将最后议定的结果写入纪要，不必记录讨论过程;对于传达重要会议、文件或领导指示的会议事项，要抓住重点，
避免空话套话，凡能从其他文件、资料中查到的内容一般不写，只写会议提出的要求和部署，使没有参加会议的人看了纪要也能了解会议情况。
四是求“全”
要突出完整性，对会议进行全面的记录，最忌丢项落项或多项。
特别是有的会议可能会根据需要临时加入一些议题或部署一些任务，要注意完整地写入纪要。
为便于撰写和查阅，应当按照一事一标题或一段的格式撰写，顺序应按议题的重要程度和类别进行排列。
会议讨论未通过的议题一般不写入纪要之中。
五要会“借”
会议信息量大，撰写纪要需全面广泛占有资料，把会议材料、领导讲话、记录稿件、录音录像以及会议涉及的相关文件资料搜集齐全，
通读理解，只有自己弄明白了才有可能把纪要写明白。
在使用资料上要敢借、会借，一般来说，对于顺利通过的议题，会议材料的请示事项就可以借用为会议纪要的决定事项，
领导讲话的主要提纲可以借用为会议纪要的强调(要求)内容，有选择性地把会议材料借用为纪要内容，实际上是一个对资料进行收集、筛选、提炼、组合的过程。
六要会“改”
所谓改，就是在“借”的基础上对部分材料进行再加工，这个过程不可或缺。
比如，领导在会上脱稿部署工作、提出要求时，可能会讲得过于详细、层次稍显不清、前后略有重复，在这种情况下，
要对会议记录进行修改加工，再写入会议纪要，既体现领导真实意图，又符合会议纪要准确务实的基本要求。
由于修改工作要求较高，纪要撰写人员需不断提升理论功底和文字水平。
七要会“报”
会议纪要初稿写成后，如何报领导批准也是一门学问。
首先要广泛征求意见，避免出现方向性错误，必须向事项汇报部门、涉及部门和会上提出反对意见部门的主要领导征求意见，
涉及重要大额资金使用的必须征求财务部门意见，视情况征求宣传、人事、纪检监察等部门意见。
完成这些基础工作，才能逐级上报主管领导、主要领导审批。
八要会“用”
会议纪要批准后，要特别注意发挥其作用。
一要正确确定报送范围，参会人员和单位都要报送，再视会议内容，报送有关部门阅知或在一定范围内公开。
二要与督办工作做好衔接，由相关人员将纪要中有关任务梳理成待办事项进行督办。
三要做好存档工作，便于日后查阅，需要注意的是纪要在报送的过程中可能会由相关部门、领导进行多次修改，一定要存档领导签字确认的最终版本。
此外，充分利用信息化手段，单位内部的会议，不涉密的可在单位内网发布。
着装礼仪
在参加正式会议时，着装要求必不可少，甚至可以说是重中之重。在参加会议时应该选择深色的套装(正装),女士选择套裙或是款式保守、色彩庄重的长裙、长裤，这样才能显示自己的端庄和职化。
男性正式着装礼仪要求
1.三点一线，衬衣领开口、皮带扣和裤子前开口外侧应该在一条线上。如果你系领带的话，领带尖可千万不要触到皮带扣上。
2.无论何时何地松开领带都是很不礼貌的。如果你系了领带，就必须穿上正式的鞋。
3.如果你穿的是三粒扣的西装，可以只系第一颗纽扣，也可以系上上面两颗纽扣，就是不能只系下面一颗，而将上面两颗扣子敞开。穿双排扣西装所有的扣子一个也不能扣，特别是领口的扣子。
4.配正装一定不要穿白色的袜子。
5.衬衫合适，整洁无皱褶，尤其是领口。衬衣的下摆需塞在西裤里，袖口扣上，长袖衬衫的衣袖要长与西装上衣的衣袖。不系领带时，衬衫领口不可扣上。
6.西装上衣两侧的衣袋只做装饰用，不可放东西。
女性正式着装礼仪要求
1.穿套裙时，必须维护好个人的形象，所以不能不化妆，但也不能化浓妆。选配饰也要少。
2.衬衫的下摆应掖入裙腰之内而不要悬垂于外，也不要在腰间打结。衬衫的纽扣除最上面一粒可以不系上，其他纽扣均应系好。穿着西装套裙时不要脱下上衣而直接外穿衬衫。
3.女士袜子一点要大小相宜，不可在公共场合整理自己的长筒袜子，而且袜子口不能露出。
4.黑色船鞋最为妥当，穿着舒适，美观大方。建议鞋跟高度3-4厘米。
5.女性对于服装的选择多于男性，但原则上选择不超过三种颜色。基础色为黑白色。
与会礼仪守时
一般在规定的会议时间之前提早五六分钟进入会场，不要迟到，迟到可以视为是对本次会议不重视或是对会议主持人以及其他与会者的小视与不尊重。确有其他原因迟到的，要向主持人及与会者点头致歉。
举止
坐姿端正些，不可东倒西歪或趴在桌子上。不要乱动，也不要做出任何不文明的行为，平常自己不好的行为习惯也要注意。
会议进行时
应认真倾听报告或他人发言。择要做好记录，对深入体会和准确传达会议精神有很大帮助。携带手机进入会场，在会议开始时应予以关闭或调至振动档。开会时，在下面闲聊、看书报、摆弄小玩意儿、抽烟、吃零食、打瞌睡或随意进出会场，都是切忌出现的不文明行为。还要及时并对他人的发言予以掌声。
会议结束
按顺序离开会场，不要拥挤和横冲直撞。并且将自己的位置处理干净。
确定会议内容
会前要认真研究确定会议的内容，不开无目的、无意义的会议。有些地方，开会好像形成一种惯例，凡会必成文，凡文必开会。会议内容单调而且重复，费时费力，劳而无功，并不能真正解决问题。现代生活的快节奏，使人们始终生活在紧张忙碌之中，召开无意义的会议会浪费与会者的时间，是对他们不尊重的行为。因此，会前应先确定内容，对可开可不开的会议，则坚决不开。
选择会议地址
会址的确定要本着适中、方便、舒适、经济的原则来确立。会场的大小，要根据会议内容和参加者的多少而定。会场大而参加人员少，会给人一种空荡荡的感觉;会场小而参加者多，又会给人以局促之感。会场布置要和会议内容相称。在大型会议的会场门口，应张贴“欢迎”之类的告示;如果会场不易寻找，应在会场附近安设路标作为指点。
确定与会代表
在会议召开之前，必须确定参加会议的人员名单或者人员范围。确定的原则应该是一切从有利于工作出发，严格控制与会人员范围，做到该邀请的邀请，该控制的控制，坚决杜绝与会议无关的人员参加。邀请与会议无关的人员参加，不仅是对其他代表的不恭，也是对他本人的不敬，同时也会冲淡会议气氛。
寄发会议通知
会议通知的内容要全，会议“五要素”即会议名称、会议内容、会议范围、会议时间、会议地址都要一一列出，缺一不可。寄发通知时，要做到“早、细、规范” 。所谓“早” ，即发通知要有适当的提前时间，以便于参加者有所准备;“细”是指通知的内容要具体、详细，便于代表赴会;“规范” ，即通知格式要规范，要做到庄重严肃，行文规则。
根据会议的内容和参加者的范围，通知可采用张贴或邮寄的形式。邮寄时最好在信封上写明“会议通知，收到急转”的字样，以免中途耽搁，也有的用电话通知。对距离远的会议参加者，有关住宿和差旅费报销等问题都应一并写明。
其他准备工作
要把会议开好，除以上几条外，还应提前做好其他准备工作。应在会前成立会务组，大型会议还应分别成立秘书组、文娱组、生活组等，并确定各组的职责范围，做到分工明确，落实到人。此外，还应包括印发会议文件、制发会议证件等。总之，要做到安排妥当，万无一失。
参加会议的一般礼仪要求
（1）按时到场，遵守秩序。
（2）遵守会场纪律，不得走动、喧哗、鼓倒掌、吹口哨。
（3）关闭通讯工具，认真倾听，做好记录。
（4）不宜中途退场。特殊原因应向有关人员说明情况，征得同意后方可离席。
小型会议位次排列的礼仪要求有哪些？
（1）讲究面门为上，面对房间正门的位置一般被视为上座。
（2）讲究以右为上，进门方向坐在右侧的人为地位高者。
（3）讲究居中为上，小型会议通常只考虑主席之位，但同时也强调自由择座，例如主席可以坐在前排中央的位置。
大型会议座次的安排原则是什么？
大型会议应考虑主席台、主持人、发言人的位次。主席台位次的排列讲究前排高于后排、中央高于两侧、右侧高于左侧的原则；主持人席位可安排在前排正中，亦可居于前排最右侧；发言席一般设于主席台正前方，或者其右前方。
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