企业科技档案管理模式论文

关于企业科技档案管理模式论文

　　一、企业科技档案的重要作用

　　1.是实现企业科学技术研究可持续发展的基石。以中海油为例，科技档案是中海油的重要信息资产，是企业各项活动的真实记录、依据和凭证。这些珍贵的科技档案资源，能够直接产生和转化为科技、经济价值，间接生成文化与社会价值，体现出中海油企业的文化积淀，是其历史文化血脉的延续。

　　2.实现企业科技资源的信息服务，使企业资源不断增值。科技档案记录着中海油高新技术的发展以及重大科技成果的应用研究，而现代知识经济与技术商品化的演变趋势，不但增强了企业的知识产权保护意识，更让具有成果直接转化能力的科技档案的珍贵价值得到了完整体现，例如企业的专利权、著作权、品牌价值、信息价值等等，企业靠技术创造的经济利益是无穷的，而这些资产的保存、保密、管理、共享、应用，无疑蕴藏着巨大的价值。

　　3.持续推动企业的科技创新。科技档案对中海油企业科技创新有奠基作用。企业通过原始科技档案能够挖掘确立探索和研究的起点及方向，提高创新效率。而且，为科技人员创新灵感、创新思维的产生提供条件，为其科技创新提供科学判断和决策依据，为知识转化提供借鉴。更重要的是，科技档案对科技人员的创新有持续激励作用，因为“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”，科技人员用奋勇拼搏、坚忍不拔的精神，去攻克难关、披荆斩棘，获取最终的胜利。

　　4.提高企业经济和社会效益。作为中海油企业，其科技档案能节约企业劳动，因其本身能被反复多次提供利用而本身却无损耗，也就是提高科技档案的复用率，这是其他物质形态的财富无可比拟的。所谓复用科技档案，就是在新设计中直接采用或套用设计现有的图纸、资料，提高科技档案的再利用、再实践、再生产，能够节省人力、物力，是提高经济效益的关键。

　　二、以中海油企业为例，剖析企业科技档案管理的存在问题及原因简析

　　1.传统实体档案是目前科技档案保存的主要方式。目前，这种档案管理方式主要存在以下弊端：人工整理、查阅、调卷工作量巨大，耗时费力，效率较低，无法快速满足用户需求；频繁调阅、复印原始资料以及由于灰尘、温湿度等负面影响，会对纸质档案造成自然损害；自然原因的污损、掉页等，会造成其严重磨损和丢失；由于实体档案逐年递增，占用大量库房空间，难以对其实行集中统一的权限管理；无法满足多用户同时共享档案信息资源的需求。

　　2.随着中海油企业的做强做大，企业国际国内市场开拓的前景也越来越广阔，随着海外市场比如乌干达项目、伊拉克项目等市场的开辟及拓展，企业的社会与经济发展前景也越来越具有延展性，但是，随之而来的则是带给企业的巨大的经营压力与经营指标，降本增效的巨大压力必然会造成在科技档案管理与保护方面投入资金有一定程度的短缺。

　　3.企业存在机构职责不清、权责不分明、信息传递不流畅的现象，造成企业科技档案资料管理的不规范。

　　4.企业科技档案信息资源欠缺整合，需要建立完善科技档案管理工作的标准规范与制度体系。

　　5.企业科技档案集群化、产业化是市场经济发展的新需求。然而，科技档案管理人员力量、专业素质结构、投入经费与这一需求不相适应。科技档案管理人员素质参差不齐，档案信息化技术发展水平欠缺，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，极大制约了企业科技档案工作的创新与发展。

　　三、还以中海油为例，针对以上问题，企业科技档案需建立现代化管理模式

　　1.企业需清晰梳理科技档案管理的工作流程与工作界面，建立流程化管理模式。流程化管理核心是以流程为导向建立组织模式，注重连贯性，建立全流程管理模式，通过合作管理保证目标高效达成。中海油企业需清晰梳理各级单位的科技档案工作界面，划分工作领域，明确工作接口，建立纵向横向的联合合作模式，明确决策层、管理层、参与者的对应责任和权限，实现效率“共赢”。流程化管理有很多优势，首先是统筹性，建立集中统一管理、分级负责的管理模式，便于内部交流和外部共享；通过优化流程，减少管理节点，而在每一环节，相关人员都能对资料的流转、执行进行跟踪和监控，确保环节完整性和质量后，再进入下一节点；通过细化每个节点中相关人员的权限和责任，减少管理者在不相关环节中责任和精力的牵扯，实现标准明确、职责清晰，责任和风险层层分解。而且，整个流程能够实现溯源性及痕迹式管理，当某个环节出现问题时，便于追溯，然后进行提醒和监督，对后期绩效与责任管理提供很大便利，从而能够实现企业的精确管理、精准执行的现代化管理理念。

　　2.企业需明确信息传递的准确性与有效性，建立源头管理模式。一是需要积极配合公司科技档案管理人员梳理科技档案的归档范围，分阶段收集齐全需要归档的科技项目资料，确保各级单位归档科技档案资料的齐全、完整、系统、准确。二是为了便于进行科技档案文件级管理，各级单位在科研项目开题之初即要档案管理人员前置，实施前端控制，使科研人员明确对于科研项目不同阶段形成的不同资料应作为单件资料分开保存、装订、存档，不宜作为合订本在一起存档。三是要求科技管理人员对于科研项目中的商务合同应单独作为合同类档案存档，不宜放在科研项目资料中合并存档。四是科技档案管理人员需持续加强与公司科技管理部门及科研人员的沟通与交流，对科研项目资料形成情况予以详细了解，按照阶段性或是科研项目结题后的时间，提醒与督促科技档案资料及时归档。

　　3.企业需增强市场意识，与市场经济接轨，规划科技档案数字资源建设工作，根据信息市场需求优化服务手段，充分开发科技档案信息资源。（1）以中海油现有的资源建设项目为契机，专业资料电子化项目、勘探资源建设项目运行流转过程为借鉴，积极推进科技档案资源信息化的高速发展。（2）在科技档案实体管理较为完善的基础上，积极开展数字资源基础建设，集群科技档案数字资源，整合科技档案信息资源，根据需求进行特殊功能的信息采集和数据深度加工，注重保护相关的知识产权，逐步向科技档案数字档案馆的方向发展。（3）积极开展科技档案数字化信息应用研究，提升科技档案开发应用的管理手段与技术水平，促进科技档案开发利用工作转变为非实体的、面向用户的信息资源服务。集成数字档案安全管理技术，在技术运用成熟后逐步推广与拓展；同时深入探讨，加强研究，对科技档案信息化成果数据进行专业管理、维护、保密、统计等；调查了解、分析研究用户新需求，改进服务方式，提高服务工作的针对性、有效性；注重信息“反馈”，深层次开发科技档案信息资源，增进服务模式科学化。（4）积极开展科技档案数字资源标准体系建设，以中海油现有科技档案管理标准为基础，结合实际积极编写修订各项科技档案技术标准，不断拓宽标准编写的深度与广度，进一步建立数字科技档案资源所需的技术标准与规范体系。（5）是加强部门横向联合，建立集科技档案、科技资料、科技图书情报信息一体化的科技档案管理网络体系。拓展现有的科技档案管理网络平台，集成现有的图书及其他情报信息资源；加强对馆藏科技档案信息的收集，建立科技档案、图书、情报联合目录数据库，拓宽用户获得科技信息资源的范围（知识、信息、情报），实现资源共享；形成科技档案信息服务网络，建立以科技档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的应用体系。

　　4.企业需加强科技档案人才队伍的建设。科技档案人才需具备较高的职业伦理、职业素养、职业技能，因为档案工作环环相扣、细致琐碎，所以更加要求科技档案工作者们树立“把简单的事做好就是不简单，把平凡的事做好就是不平凡”的职业态度，与时俱进，以开拓的精神和战略的眼光拓展自身的职能，才能在瞬息万变的信息时代获取和扩展自身的生存空间。企业应该怎么做呢？一是企业建立再培训机制：采取在职岗位培训、业务交流、档案学术研究、参观考察等多种形式，推动科技档案人员知识结构多元化，成为掌握网络、数据处理和信息管理的知识复合型人才。二是建立吸引优秀人才的机制：拓宽渠道，可通过职称晋升、技术等级评定、学术交流等多种形式吸引和留住优秀人才。三是充分发挥老员工的传、帮、带作用，利用已有的档案人才储备，加速年轻档案人才的培养，形成人才梯队。四是建立激励竞争机制，建立健全档案人才聘用制、任期考核制，适当采取时机建立优秀人才破格任用制度。“万丈高楼平地起”，企业科技档案的管理也非一时一日之功，需要企业各级人员都重视起来，纵横捭阖，前后呼应，共同推进企业科技档案的科学、有序、可持续发展。

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